Giao tiếp tại nơi làm việc là một công cụ mạnh mẽ có thể ảnh hưởng đến sự thành công của toàn bộ tổ chức. Trong bất kỳ mối quan hệ hoặc bối cảnh nào, chuyên nghiệp và cá nhân, giao tiếp là rất quan trọng trong việc duy trì hòa bình và hợp tác hiệu quả. Về cơ bản những gì bạn giao tiếp ảnh hưởng đến cách người khác nhận thông điệp của bạn. Dưới đây là một số mẹo để tăng hiệu quả giao tiếp trong nhóm của bạn:
1. Khuyến khích sự công khai và minh bạch:
Sự cởi mở và minh bạch đóng vai trò có giá trị trong tầm quan trọng của giao tiếp trong làm việc nhóm, vì chúng tạo điều kiện cho các cuộc trò chuyện trung thực và xây dựng lòng tin. Khi các thành viên trong nhóm có thể thảo luận cởi mở về các vấn đề, yêu cầu sự giúp đỡ hoặc sự rõ ràng và tin tưởng lẫn nhau và các nhà lãnh đạo của họ, họ sẽ cảm thấy được trao quyền trong vai trò của mình và với tư cách là thành viên của nhóm.
2. Tôn trọng mọi ý kiến:
Tôn trọng ý kiến của người khác, bất kể ý kiến đó có trái ngược với ý kiến của bạn hay không, là một phần cơ bản của chiến lược giao tiếp hiệu quả. Một nơi làm việc coi trọng sự tôn trọng sẽ khuyến khích nhân viên của mình bày tỏ ý kiến và quan điểm của họ, lắng nghe lẫn nhau và hợp tác khi làm việc cùng nhau. Do vai trò của sự tôn trọng đóng góp vào tầm quan trọng của giao tiếp nhóm, kết quả là toàn bộ nhóm có thể được hưởng lợi từ môi trường ít căng thẳng hơn, tích cực hơn và thân thiện hơn.
3. Xác định từng vai trò:
Khi vai trò của mỗi thành viên trong nhóm được xác định rõ ràng, họ hiểu chính xác những gì được mong đợi ở họ, nhiệm vụ vai trò của họ và những gì họ cần làm để thành công. Việc xác định rõ các vai trò tác động tích cực đến tổ chức vì nó mang lại sự hợp tác tốt hơn và năng suất cao hơn, vì nhân viên nhận thức được chính xác cách họ có thể đóng góp ở vị trí của mình.
4. Cho phép phản hồi hai chiều
Phản hồi phải luôn là con đường hai chiều và các nhà quản lý nên đón nhận các cơ hội để phát triển và học hỏi từ nhân viên của họ. Khi nhân viên được trao khả năng bày tỏ mối quan tâm hoặc nghi ngờ với cấp quản lý, nhiều khả năng sẽ tìm ra giải pháp và giải quyết vấn đề. Nếu không có phản hồi hai chiều, các nhà lãnh đạo sẽ chìm trong bóng tối về các nhu cầu hoặc vấn đề của nhân viên, tiến triển thành một thứ gì đó tai hại hơn nhiều. Do đó, phản hồi hai chiều là công cụ để duy trì các kỹ năng giao tiếp nhóm hiệu quả.
5. Ưu tiên xây dựng nhóm:
Cho nhân viên cơ hội tìm hiểu nhau ngoài công việc và xây dựng mối quan hệ sâu sắc hơn thông qua các hoạt động và sự kiện xây dựng nhóm. Làm như vậy khuyến khích cuộc trò chuyện trong một kịch bản ít căng thẳng hơn và cho phép các thành viên trong nhóm xây dựng lòng tin và thúc đẩy văn hóa công ty đoàn kết hơn.
6. Xây dựng một thói quen:
Cố gắng phát triển một thói quen phù hợp nhất với bạn và ưu tiên cuộc trò chuyện thường xuyên và thẳng thắn giữa các nhóm của bạn. Để tạo điều kiện thuận lợi cho các cuộc thảo luận như vậy, bạn có thể muốn thực hiện đăng ký hàng ngày, 1: 1 hàng tuần và các cuộc họp toàn nhóm hàng tháng hoặc hai tuần một lần. Mỗi cuộc họp cho phép cả nhân viên và lãnh đạo làm rõ bất cứ điều gì cần giải thích, lập chiến lược để thành công và thúc đẩy sự liên kết.
7. Thực hành sự đồng cảm:
Giao tiếp đồng cảm là một cách điều chỉnh phong cách của bạn để giao tiếp với người khác theo cách họ thích, thay vì theo cách bạn muốn. Hãy lưu ý trong mỗi lần tương tác và đảm bảo cân nhắc những điều sau:
- Bên kia muốn gì từ sự tương tác
- TẠI SAO họ muốn nó
- CÁCH họ muốn tương tác
Bằng cách xem xét những yếu tố này trước khi tham gia vào một cuộc trò chuyện, bạn có thể chắc chắn điều chỉnh cách giao tiếp của mình sao cho phù hợp nhất với nhu cầu của cô ấy để mỗi người có thể tận dụng tối đa cuộc trò chuyện.
8. Dẫn dắt bằng ví dụ:
Và cuối cùng, hãy thực hành những gì bạn giảng! Nếu bạn muốn nhân viên áp dụng các phương thức giao tiếp mới, bạn phải làm gương và truyền cảm hứng cho họ làm theo. Một nhà lãnh đạo phải hướng dẫn nhóm và tổ chức của họ đến thành công; để làm được như vậy, họ phải thể hiện được chính những khái niệm và hành vi mà họ yêu cầu đối với nhân viên của mình. Khi nhân viên thấy ban lãnh đạo đóng góp vào một môi trường giao tiếp và lành mạnh, họ sẽ có xu hướng làm theo.
Giao tiếp là xương sống của một lực lượng lao động hiệu quả và việc thực hiện các phương pháp chống lại các vấn đề giao tiếp và khuyến khích trò chuyện lành mạnh là điều cần thiết cho sự thành công của một tổ chức. Để tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động như vậy, hãy cố gắng dành thời gian để thu thập phản hồi từ nhân viên, tạo sự liên kết giữa các thành viên trong nhóm và cộng tác với những người khác. Cải thiện giao tiếp tại nơi làm việc cần sự siêng năng và nhất quán để xây dựng một phong cách làm việc chuyên nghiệp hơn.