Trong bài này, Hoàng sẽ chia sẽ cho bạn 6 bước ủy quyền hiệu quả trong đội nhóm. Ủy quyền sẽ giúp cho bạn giải phóng lãnh đạo, các thành viên sẽ hiểu rõ trách nhiệm và quyền hạng của mình, từ đó giúp cho doanh nghiệp của bạn dễ dàng phát hiện sai phạm và phát triển.
1. Chọn nhiệm vụ để Ủy quyền:
Một lỗi phổ biến mà nhiều lãnh đạo mắc phải là họ ủy thác sai nhiệm vụ. Bạn không thể ủy thác mọi thứ. Việc ủy quyền các nhiệm vụ một lần sẽ không mang lại cho bạn bất kỳ lợi ích nào. Thay vào đó, hãy ủy quyền các nhiệm vụ có thể lặp lại. Giao việc đó một lần và người bây giờ có trách nhiệm với nhiệm vụ có thể làm lại nhiều lần. Bằng cách này, bạn sẽ nhận được lợi ích lâu dài cho thời gian mà bạn đã ủy quyền.
2. Chọn người phù hợp để uỷ quyền:
Khi nói đến việc chọn đúng người cho nhiệm vụ cho tổ chức, nhà lãnh đạo nên xem xét 2 điều:
- Mức độ kỹ năng – họ có thể đã thực hiện nhiệm vụ hoặc có các kỹ năng để thực hiện các nhiệm vụ mà bạn giao phó?
- Mức độ sẵn sàng cho các nhiệm vụ mới – người đó có tỏ ra háo hức,yêu thích muốn tìm hiểu những điều mới không?
Một phần của việc trở thành một nhà lãnh đạo giỏi là hiểu được điểm mạnh, điểm yếu và sở thích của nhân viên. Nếu bạn cần ủy thác một nhiệm vụ đòi hỏi nhiều sự cộng tác để hoàn thành, đừng ủy thác nó cho người rất thích làm việc một mình. Ủy quyền nó cho một người nào đó thích cộng tác.
Nếu bạn đã tiến hành kiểm tra được đề xuất trong phần trên, bạn có thể có một danh sách các nhiệm vụ mà bạn đang muốn ủy quyền. Bạn có thể cân nhắc việc ngồi lại với nhóm của mình, xem qua danh sách và lựa chọn ra người phù hợp nhất để làm nhiệm vụ đó.
3. Giải thích lý do bạn đang ủy quyền:
Nếu bạn đang ủy quyền một nhiệm vụ cho ai đó, điều đó thực sự hữu ích khi bạn cung cấp bối cảnh lý do tại sao bạn lại giao cho họ trách nhiệm đó.
Alex Cavoulacos, người sáng lập The Muse , cho biết: “Khi bạn chọn người để ủy thác, hãy cho họ biết lý do tại sao bạn chọn họ cụ thể và bạn hy vọng điều này sẽ giúp họ phát triển như thế nào?. Giúp họ xem mỗi nhiệm vụ được giao là cơ hội để đảm nhận nhiều trách nhiệm hơn hoặc phát triển các kỹ năng mới.”
4. Ủy quyền trách nhiệm và quyền hạn :
Một khi đã uỷ quyền trách nhiệm nhiệm vụ cho nhân viên thì đồng nghĩa người đó được trao toàn quyền quyết định khi thực hiện nhiệm vụ đó. Không được tự đưa ra quyết định, người được uỷ quyền sẽ gặp khó khăn, khó hoàn thành nhiệm vụ, gây trì trệ mất thời gian, thiếu nhiệt huyết khi làm việc.
Và để uỷ quyền nhiệm vụ cách hiệu quả, nhà lãnh đạo cũng cần cung cấp thông tin cơ bản cũng như hướng dẫn phù hợp để người được uỷ quyền hiểu rõ để họ lên kế hoạch thực hiện. Bạn phải đảm bảo rằng người được giao nhiệm vụ của một công việc hoặc dự án có các công cụ và nguồn lực mà họ cần để thành công.
5. Theo dõi tiến độ và gặp gỡ ở các mốc quan trọng:
Trao đổi về thời điểm hoàn thành nhiệm vụ tổng thể, sau đó thống nhất về một số mốc quan trọng mà bạn sẽ gặp để thống nhất về tiến độ.
Đừng can thiệp trước khi đó. Chỉ gặp mặt ở những mốc quan trọng vì tham gia vào giữa có thể được coi là quản lý vi mô và có thể có tác động bất lợi đến sự thành công chung của nhiệm vụ được ủy quyền cho bạn. Đừng tìm kiếm sự hoàn hảo; người khác có thể hoàn thành một nhiệm vụ khác với bạn. Miễn là bạn nhận được kết quả mà bạn đang tìm kiếm là được.
Khi các mốc nhiệm vụ của bạn đã được thống nhất và nhiệm vụ đang được tiến hành, hãy gặp nhau ở các mốc đã thống nhất. Kết quả của mỗi cuộc họp này phải dẫn đến 1 trong 2 quyết định:
- Tiếp tục kế hoạch và phương án tiếp theo là gì?
- Dừng hoàn toàn nhiệm vụ.
Lãnh đạo quyết định phải dựa trên tiến độ của nhiệm vụ đã giao phó và khả năng nó mang lại kết quả ban đầu như đội nhóm mong muốn không?
6. Đánh giá nhiệm vụ và cung cấp phản hồi:
Không có gì tệ hơn việc một người quản lý ủy quyền điều gì đó cho nhân viên và sau đó đổ lỗi cho nhân viên khi có vấn đề xảy ra. Đừng là người quản lý đó.
Kiểm tra nhiệm vụ bạn đã giao cho nhân viên khi hoàn thành, đảm bảo rằng họ đã làm đúng và cung cấp cho họ bất kỳ phản hồi nào cần thiết để cải thiện khi xử lý công việc sau này.
Kết:
6 bước giúp nhà lãnh đạo uỷ quyền nhiệm vụ cách hiệu quả, dễ dàng thực hiện giúp tăng cường sự tin tưởng và cam kết với nhân viên, cải thiện năng suất làm việc đưa đội nhóm bạn mỗi ngày một thành công hơn.
Thêm một số mẹo bạn sẽ thích:
- https://dangtanhoang.com/2022/10/08/huong-dan-xay-dung-doi-nhom-hung-manh/
- https://dangtanhoang.com/2022/10/07/6-nguyen-tac-lanh-dao-nhom-th-anh-cong/